Juridisch

Waarom PIA Group jou ontlast van de jaarlijkse herbevestiging van je vennootschap in het UBO-register.

Charlotte Backelandt

•

4 avril 2024

Sinds oktober 2018 verzamelt het UBO (Ultimate Beneficial Owner)-register gegevens van Belgische vennootschappen en andere juridische entiteiten. Hierdoor gaat ook België de strijd aan tegen het witwassen van geld, fiscale fraude en de financiering van terrorisme. Toch schrapt de FOD Financiën bijna 21.000 bedrijven en – verenigen uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) wegens het niet-naleven van hun wettelijke verplichtingen tot het UBO-register. We vertellen wat je verplichtingen zijn en hoe onze PIA-kantoren jou hierbij kunnen ontzorgen.

Waarom registeren in het UBO-register?

Dankzij jouw gegevens in het UBO-register kan men de strijd aangaan tegen het witwassen van geld, fiscale fraude en de financiering van terrorisme. Omdat de overheid hierdoor weet wie achter de juridische entiteiten zit, kan ze een meer gedetailleerd onderzoek voeren naar dubieuze praktijken.

Wie is de begunstigde in jouw vennootschap of andere juridische entiteit?

Niet alleen vennootschappen maar ook andere juridische entiteiten hebben een registratieplicht bij het UBO-register. Deze registratieplicht slaat in principe op elke ‘informatieplichtige’, maar de term UBO (Ultimate Beneficial Owner) richt zijn pijlen op iedere natuurlijke persoon die eigenaar is van of het zeggenschap heeft over die informatieplichtige.

Men onderscheidt drie categorieën van natuurlijke personen:

Iedereen die rechtstreeks of onrechtstreeks houder is van meer dan 25% van de aandelen of stemrechten.
Iedereen die zeggenschap heeft over je vennootschap. Denk aan aandeelhoudersovereenkomsten, vetorechten, de meerderheid van de leden van de raad van bestuur, …
Leveren categorie 1 en 2 geen UBO’s op? Dan kijken we naar het hoger leidinggevend personeel. Denk hierbij aan de CEO, de zaakvoerder, lid van directieraad,…

Wie bezorgt de informatie aan het UBO-register?

Als bestuurder van jouw vennootschap of andere juridische entiteit ben je verplicht de gegevens over de UBO(‘s) aan te leveren. Maar ook als UBO heb je jouw verantwoordelijk. Je bent namelijk verplicht om alle nodige informatie mee te delen.

Deze gegevens moeten jaarlijks worden bevestigd. Heb je jouw gegevens ingediend, maar is er iets veranderd? Dan moet je binnen de maand de wijzigingen aan het UBO-register meedelen.

Gelukkig kunnen onze accountant-adviseurs deze verplichting van jou overnemen. Onze PIA-kantoren begrijpen maar al te goed dat deze verplichting een zoveelste administratieve en tijdsintensieve last op jouw schouders is. We nemen daarom de registratie en herbevestiging van je gegevens dan ook voor onze rekening.

Welke gegevens worden geregistreerd?

Onderstaande informatie moet bij vennootschapen geregistreerd worden:

Voornaam en familienaam;
Geboortedatum;
Nationaliteit(en);
- Is de bestuurder van jouw vennootschap geen Belg? Dan kan je een token aanvragen bij de FOD economie. Als alternatief kan je ook een extern mandaat geven, maar dit is enkel mogelijk als de bestuurder over een BIS-nummer beschikt. Zonder BIS-nummer moet je een papieren mandaat naar de FOD opsturen.
Het verblijfadres;
De datum waarop je UBO bent geworden;
Rijksregisternummer of bisnummer;
De categorie(ën) van UBO’s waartoe je behoort;
Ben je alleen of samen met anderen een UBO;
Alle documenten die kunnen aantonen dat de informatie over de UBO correct, nauwkeurig en actueel is;
Aangeven of je een rechtstreekse of onrechtstreekse UBO bent;
- De gegevens van alle tussenpersonen zijn nodig bij een onrechtstreekse UBO.

Wie kan jouw UBO-gegevens zien?

Naast bepaalde autoriteiten zoals de politie, het parket en de fiscus hebben ook beroepsgroepen, die gegevens moeten doorgeven in het kader van een cliëntenonderzoek zoals accountants, notarissen en advocaten, toegang tot het UBO-register.

Maar gelukkig zijn niet alle gegevens voor iedereen zichtbaar. Zo blijven je rijksregisternummer en verblijfsadres voor zij die een legitiem belang moet aantonen, verborgen. Daarbovenop kan je bij gevaar van je gegevens zelf ook vragen om deze meer af te schermen.

Mogelijke sancties bij niet-naleving?

Als bestuurder of zaakvoerder riskeer je een administratieve geldboete van €250,00 tot €50.000,00 in 3 gevallen:

Als je de vereiste informatie niet (tijdig) aan het UBO-register meedeelt;
Als je de vereiste informatie onvolledig of onjuist meedeelt;
Als je de vereiste informatie niet ten minste jaarlijks bevestigd of bijwerkt.

Ook UBO’s die hun informatie aan de betrokken vennootschap niet meedelen, kunnen een gelijkaardige boete krijgen.

Schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen

Naast bovenstaande sancties, kan jouw vennootschap of vereniging ook automatisch worden geschrapt uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Zo schrapte de Algemene Administratie van de Thesaurie van de FOD Financiën recent nog 20.795 entiteiten uit de KBO. Hierdoor hoopt de KBO de geschrapte entiteiten aan te moedigen om te voldoen aan de antiwitwaswetgeving en zo de inactieve entiteiten te identificeren. En let op: binnenkort zullen in een tweede fase nog meer dan 8.000 andere entiteiten worden geschrapt. Deze schrappingen zijn zichtbaar voor alle overheidsdiensten of burgers die de KBO raadplegen via haar website.

Zo’n automatische schrapping gebeurt bij:

Het niet verstrekken van informatie aan het UBO-register en publicatie in het Belgisch Staatsblad gedurende de afgelopen zeven jaar.
Het niet nakomen van de verplichting om informatie te verstrekken aan het UBO-register binnen 60 dagen na het opleggen van een administratieve boete.
Het niet voldoen aan de verplichting tot jaarlijks bijwerken.

Het is duidelijk: de registratie en herbevestiging van de uiteindelijke begunstigen in het UBO-register is niet iets waar zomaar je licht over kan gaan. Het is een verplichting die jou en je onderneming bij een niet-naleving heel wat sancties en problemen kan bezorgen. Een reden te meer om dit uit handen te geven aan de experts van PIA Group.

Heb je graag onze hulp bij de registratie of herbevestiging van je vennootschap in het UBO-register? Aarzel dan niet en neem contact op met een PIA-kantoor in jouw buurt. Onze experts helpen je graag verder.